3

İLETİŞİM KURALLARI

Beden Dili

Bir iletişim şekli olan beden dili hem konuşan ve hem de dinleyen kişi tarafından ortaya konur.Verilen ya da alınan bilgiye vücudun cevabı yüz ifadeleri,el-kol hareketleri ve vücudun yer değiştirmesidir.
Değişik kültürlerde kesin vücut dili jestleri değişik anlamlar taşır.Vücut jestleri insanlar üzerinde güçlü bir etkiye sahip gizli ipuçlarıdır.Aşağıdaki jestler vücut dilinin anlamının tercümesinde rehber olarak kullanılabilir.

1.Açık Fikirlilik : Açık eller,avuç içi yukarıyı gösterir.Hafif bir tebessüm ya da önü açık bir ceket.

2.Savunmacılık : Göğüs üzerinde kolları kavuşturmak,başkalarını işaret etmek, yumruk jestleri yapmak,ağzı elle kapamak.

3.Şüphecilik : Uzaklaşmak ya da geri çekilmek,etrafa göz atmak, burna, gözlere kulaklara dokunmak ya da bu organları kaşımak.

4.İlgi : Konuşmacıya yönelen bakışlar ve hafif bir tebessüm.

5.İlgizislik : Başkası konuşurken tavana,zemine,saate ya da pencereden dışarı bakmak

6.Sinirlilik : Cepteki parayı ya da anahtarları kurcalamak,el hareketleri yapmak,konuşana bakmamak,gözlerini çevirmek,elini dizine vurmak.

Ağzın köşelerini kaldıran bir gülme jesti;kabullenme ve arkadaşca bir jest olarak düşünülür.Kadınlar erkeklerden daha çok gülerler.Sosyal olaylarda erkekler zamanlarının %67’sinde gülerken,kadınlarda bu oran % 87’dir.Bir kişi vücut dili aracılığıyla açığa vurmak istediği düşünceyi gözler önüne serebilir.Mesela;başarı isteyen bir yönetici, odanın içinde büyük adımlar atarak bunu ifade edebilir.

Fiziksel Alan

İşyerindeki alanın sahiplik hakları,alanın boyutu,sandalye ve masaların yerleşimi,kişiler arasındaki fiziksel uzaklık iletişimin ne kadar etkili olacağını belirler.Diğer ofislerle ilişkili olan bir ofisin yeri de ofiste çalışanlar arasındaki etkileşimi belirleyecektir.Daha yakın ofisler daha sık iletişime sebep olacaktır.Buna benzer olarak ofiste birbirinin yakınında olan masalarda,aralarında belli bir mesafe olan masalarda olan iletişimden daha fazla iletişim olacaktır.bu yüzden pek çok kişi ofislerinin ya da masalarının yöneticiye yakın olmasının yollarını arar.Bu sebeplerden dolayı yönetici;mobilyanın yerleşimini açığa çıkması gereken mesajları en üst seviyeye ulaştıracak şekilde yerleştirmelidir.

Dinlemenin Önemli Gücü

İletişimin önemli parçalarından biri de dinlemektir.Araştırmacılar iletişim aktivitelerindeki en önemli payın dinlemeye adandığını bulmuşlardır.

Yöneticiler ve çalışanlar zamanlarını benzer şekilde harcarlar;

% 42’si dinlemeye

% 32’si konu?maya

% 15’i okumaya

% 12’si yazmaya

Çok az yetenek;iletişimde dinleme yeteneğinden önemlidir. Şu ana kadar pek çok kişiye bunun nasıl yapılacağı hiç öğretilmemiş ya da öğrenmemişlerdir.Duymanın doğal bir işlev olduğunu ve dinlemenin çaba sarfedilmeden gerçekleşeceğine inanarak;dinlemeyle işitmeyi birbirine karıştırırız.

İşitmek dinlemekten daha farklı bir beceridir.İşitmek;fiziksel olarak duyulabilir sesleri alınması yeteğine bağlıdır.Dinlemek ise birinin duyduğu üzerine düşünmesini gerektirir.Dinlemek zor iştir ve daha fazla enerji gerektirir.Kalp hızlanır,kan dolaşımı hızlanır,vücut ısısı yükselir.Dinlemek çok basit değildir.Kişinin duygduğu zihinden hızla silinir.10 dakikalık sözel bir takdimden sonra ,ortalama bir dinleyicide bunun % 50’si kalır. 8 saat geçtikten sonra,ortalama bir dinleyici konuşulanın sadece % 25’ini anımsayabilir.
İyi bir dinleyici olmak!Neler insanı iyi bir dinleyici yapar.Hepsi konsantrasyon ile başlar.Başkalarını içinde yoğun fiziksel ve psikolojik gürültü olan bir kanaldan dinleriz.

Dinleme becerisini geliştirmek için şu adımlar atılabilir;

1.Fikirleri dinlemek için kendinizi eğitin.Bu “seçici dinleme” olarak bilinir. Kendinize şunu sorun: “Burda anlatılmak istenen nedir?”

2.Konuşmacıyı ve konuyu zihnen kabul etme halini sürdürün.Önyargılardan sakının.

3.Konuşmacının bütün mesajına konsantre olun.

4.Mesajın değişik bileşenlerini birbiriyle bağlamaya çalışın.

5.Aklınızın boş zamanını konuşmacının mesajını analiz etmek için kullanın.Çünkü zihin konuşanın sözleri söylediğinden daha hızlı çalışır.

6.Çok fazla not almaktan kaçının.Kısa notlar alarak hafızanızı daha sonra tazeleyebilirsiniz.

7.Eğer mümkünse konuşanın vücut dilini gözleyin.Kişinin sergilediği samimiyeti, aceleciliği,sinirliliği vb. gibi duyguları belirleyin.

8.Dinlerken sinirli mimiklerden uzak durun.Fala el hareketi yapmamayı,etrafa bakmamayı,dizinizi sallamamayı ve ayağınızı oynatmamayı deneyin.

Etkili Mesaj Göndermek

Eğer mesaj göndermede etkili bir yol isteniyorsa,bazı belli kurallara riayet edilmelidir;

1.İletişimin sebebini belirtin.İnsanlar iletişimin önemini derhal belirlemek isterler.

2.Alıcının huylarını ve ilgilerinin düşünün.Dinlemek isteyene bir motivasyon sunun.

3.Mesajın; ne,kim,neden,nerde,ne zaman ve nasılı içerdiğini kontrol edin.

4.Açık olun.Konuşmanızda belirsiz zaman ve mekan ifadelerine yer vermeyin.

5.Kullandığınız dili alıcıya göre ayarlayın.

6.İletişimin sonucu olarak nelerin ne zaman yapılmasını açık bir şekilde ortaya koyun.

7.İletişim kanalını açık tutun. İletişimde alt kademedekilere belirli zamanlarda yöneticilerle görüşmesine izin veren “açık kapı politikası”nı sürdürün.

8.İletişimdeki gürültüyü en aza indirin.Gürültü mesajı bozacak ve geri beslemenin hatalı olmasına sebep olacaktır.